Oferta galeria Oferta galeria
Odpowiednie oraz systematyczne ewidencjonowanie i porządkowanie pozwala zachować przejrzystość i bezpieczeństwo dokumentacji. DOKUMENTA zajmuje się kompleksowym opracowaniem (porządkowaniem) wszelkiej dokumentacji kategorii niearchiwalnej B (B50-B5, BE, Bc, dokumentacji technicznej, opracowaniem akt osobowych), a także materiałów archiwalnych kategorii A. Nasza firma starannie wykonuje prace wraz z obowiązującymi w tym zakresie przepisami. Po procesie archiwizacji zdobywają Państwo uporządkowaną dokumentację z pełną ewidencją w formie elektronicznej, a także papierowej. Akta są zabezpieczone w odpowiednio przystosowanych pudełkach archiwizacyjnych typu PO-BOX i profesjonalnie oznaczone, skoleji nasi specjaliści prowadzą szkolenia, dzięki którym użytkowanie archiwum staje się bardziej sprawne i efektywne.

Procedura archiwizacji

Etapy związane z porządkowaniem akt:
  • zakwalifikowanie akt do odpowiedniej kategorii A, B,
  • opracowanie dokumentacji poprzez przyporządkowanie do określonej grupy rzeczowej,
  • uformowanie chronologiczne, tematyczne poszczególnych jednostek (segregatorów, pudeł, teczek, itp.)
  • oznaczenie teczek przez umieszczenie na wierzchniej stronie:
    • nazwy instytucji i komórki, w której akta powstały,
    • znaku i tytułu akt według wykazu, względnie odtworzenie tytułu teczek zgodnie z jej zawartością aktową,
    • przy aktach kat. B również terminu ich przechowywania,
  • spakowanie do pudeł archiwizacyjnych,
  • sporządzenie ewidencji akt w formie papierowej i elektronicznej,
  • wydzielenie (brakowanie) kat. B, których okres przechowywania już minął,
  • opracowanie akt osobowych,
  • rozlokowanie i nadanie topografii miejsca uporządkowanej dokumentacji w archiwum klienta lub przejęcie do Archiwum DOKUMENTA,
  • przekazanie uporządkowanego archiwum wyznaczonemu pracownikowi klienta oraz przekazanie informacji o sposobie korzystania z uporządkowanych akt,
  • po zakończeniu archiwizacji i wydzieleniu akt do brakowania wykonujemy usługę niszczenia akt wybrakowanych

Korzyści jakie daje archiwizacja dokumentów
  • Wygoda oraz komfort podczas korzystania z archiwum zakładowego
    Zewidencjonowane i uporządkowane dokumenty są łatwiejsze w odnalezieniu w razie kontroli. Pracownicy nie muszą tracić czasu nad zastanawianiem się, gdzie znajduje się dany dokument, a korzystanie z archiwum stanie się przyjemniejsze.
  • Oszczędzanie miejsca
    Po porzeprowadzeniu archiwizacji, dokumenty zajmują mniejszą przestrzeń na półkach. Co skutkuje estetycznym wyglądem pomieszczeń, a także wolną przestrzenią w archiwum.
  • Bezpieczeństwo
    Dzięki uporządkowaniu dokumentów mają Państwo pełną kontrolę nad obiegiem informacji w biurze lub zakładzie pracy.